大型会议活动策划,如何进行会议策划

大型会议活动策划,如何进行会议策划

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  • Post last modified:2022年11月17日

活动策划经验的不断总结和升华,而起点则在细节,在于对细节人性化和精细化的改进。

例如:在组织某次治丧活动时,出席的领导人数多、规格高,为方便领导同志佩带黑纱和白花,我们将使用别针的传统方法改进为用环保型双面胶的方法,只要轻轻一按就能将黑纱粘在衣服上而且不会留下污渍,既节省了时间又避免扎伤;

在组织某次大型纪念活动时,我们把以往在主持人身后安排一位工作人员提醒的方式,改为在用旗语提示进而保证了庄严肃穆的现场效果;为保证群众代表列队齐整,用不同颜色的不干胶贴纸在现场粘贴上万个站位点,活动结束后做到人去场净;

此外,在策划规格高、规模大、筹备周期长的大型会议活动时,通过建立畅通的信息传递渠道和指挥协调规则,加强横向和纵向间的协调配合,相互提醒、相互补充、形成合力;通过实行集中办公,有效消除中间环节和空间距离,确保信息能够准确传递;通过定期召开联席会并编发会议纪要,通报相关的发展状况,保证步调协调一致;通过编制指挥系统图和工作人员通讯录,为各部门明确职责、相互协调配合提供便利。

编制会议活动策划

此外,在会议活动策划服务工作中,我们还注意大量引入现代科技手段。例如:使用无线集群通信系统为指挥协调提供通信支持,保证信息、指令及时传达和相互沟通协调;使用绘图软件绘制现场立体、平面效果图和工作部署图,把图纸研讨和现场部署有机结合起来;利用计算机仿真模拟和专家评估相结合的方式对活动策划方案进行优化和论证等,极大地提高了工作效率和落实精度,同时还节省了大量的人力、物力和财力。

如何对会议性质进行策划

(1)必要性。必要性是强调即明确哪些对象必须或应当参加会议。根据会议的议题和性质必须参加的单位和个人,不能遗漏。可参加可不参加会议的,不应当列人参加范围。

(2)明确性。

①对象的职务或级别明确。即明确担任什么职务和级别的人员必须或应当或可以参加会议。有的会议必须是正职千部才能出席,有的会议需要分管某项业务的人员参加,有的会议则规定必须是一定级别以上的干部参加。

(3)代表性。与会者是否具有代表性,是会议能否真正发扬民主、集思广益的关键因素。

此外会议的规模一是指会议组织存在的时间,存在的时间越长,规模就越大;二是指会议占有的空间,包括动用的人和物的总和,动用的人员和物资越多,规模就越大。一般说来,决定会议规模的主要因素是动用的人员,其中又以参加会议的总人数为主要依据。

广州活动策划公司提出策划会议的规模必须综合考虑以下几个方面的因素。

1.效果

会议的规模与会议的效果密切相关。有的会议保密性较强,必须严格控制与会人数和会务人员,以防会议内容的扩散。有的会议要求造成声势,扩大影响,需要达到一定的规模才能产生效果。当然,盲目追求规模,则会产生不良影响和效果。

2.效率

会议的规模直接制约会议的效率。换句话说,会议人数越少,会议所花的时间就越少,会议效率就越高;反之,会议人数越多,意见越不容易集中,会议时间也越长,效率就越低。管理学家经研究发现,出席会议的人数超过12人,其中就可能出现懒于思维者。因此,除了法定性会议和必须举行的大规模会议之夕卜,要尽可能地控制与会人数。

3.场地

一般来说,规模决定场地,但由于场地的限制,规模必然受到相应的限制。因此,决定会议规模之前应当先考察场地条件。

4.成本

会议规模与会议成本二者构成正比关系,规模越大,动用的人力、物力、财力就越多,会议成本也就越高。广州活动策划公司

四、会议方式的策划

在确定了会议的目标、议题、性质、对象和规模之后,就可以确定会议的方式。确定会议的方式应当综合考虑以下几个方面的问题。

1.会场的座位格局

广州活动策划公司提出会场的座位格局也就是与会者座位的摆放形式,它同会议的目的、性质和会议的效果有着密切的联系。比如,座谈会应当将与会者的座位摆放成围坐式,以增加轻松和谐的气氛;报告会应当突出报告人的地位,需要设主席台,座位格局以上下对应式为宜(详见第四章《现代会议的准备》)。

2.会议气氛的渲染手段

3,会议的技术手段

运用现代技术手段举行会议是现代会议的主要特征。比如,运用电视、电话、计算机及其网络系统召开的远程会议,由于快捷方便,大大提高了会议的效率,降低了会议的成本,日益受到人们的青睐,成为现代会议活动方式的亮点。

如何进行会议策划

就是为了使会议取得预期的目标而进行构思、订出合理可行的方案的过程。也就是说,为了把一次会议(或活动)组织好,要预先决定开什么会,为什么开会,何时、何地、何人开会,如何去开,谁来组织,谁来主持等一系列问题。会议策划其实就是运筹帷握,它如同一座桥,引领着我们从起点走向既定的目的地。

会议策划的特点

( 1 )目的性。既然会议本身就是“因事而(集)会、因事而议(讨论)”的,那么,为会议而做的会议策划自然要根据会议目的、针对会议目标而展开策划活动。

( 2 )预测性。策划在计划之先,计划又在行动之前,因此,策划最具前瞻性。它是基于对未来事情作出较为科学的可行性预测的基础上制订的,具有不确定性(或者称’风险”)。

( 3 )科学性。策划是建立在科学基础之上的预测和筹划,它不是某人的突发奇想,更不是谁的率性而为。人们在策划时要通过充分的调查研究、多方的了解比较、全面的概括总结,然后才能作出较为科学的预测。

( 4 )可操作性。周密严谨的策划能快速付诸行动,指导人们有条不紊地开展各项工作。

会议策划针对会议主题、会议目的、会议类型等的不同要求,可协时会议的模式进行大胆的策划。

( 1 )报告式。这是较为传统的一人讲大家听模式,适用于严肃会议,如各类法定会议、全体会议等。

( 2 )研讨式。研讨会具有较强的科研性质。与会者通常都已经或正在研究一个项目、专业兴趣进行交流探讨实验一个产品或制造某。它适用于专业性较强或制造某件东西大家就共同的的会议人群。

( 3 )座谈式。座谈会是每位发言人轮流就中心议题发表自己的见解,发言者之间可以交流,与听众之间也可以交流,是一种较为灵活、便于互动的会议。它适用于上下级或部门间的沟通交流。

( 4 )现场式。现场办公,现场处理。它适用于高层领导下基层或突发事件的处理。

( 5 )联谊式。联谊式的特点为互动互补,多部门、多人群联合召开,形式活发。一般机关、企事业剖乍单位常用这种模式。召开联谊会的单位或人群通常有互补性,如城乡联谊、军民联谊等。

( 6 )庆典式。庆典式是指庆祝性或商务性活动会,适用于特殊时间(如节日等)或具有商务、公关目的的会议。

( 7 )讲座式。讲座式会议常由一位或几位专家进行个别讲演,讲座的规模可大可小。观众在讲座后可以提问,有时主办方也会不安排观众提问。

( 8 )论坛式(沙龙)。论坛式也可以称为沙龙,模式较为灵活,通常由有共同兴趣爱好的人聚集在一起进行;也可以有许多的听众参与,并可由专门小组成员与听众就问题的各方面发表意仄吓口看法。听众与发言人之间、发言人与发言人之间都可以自由交流。主持人主持讨论会并总结双方观点,允许听众提问。

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